English
Deutsch
Русский
Yeni Tedarikçi Seçimi: Proje Yönetiminin Kritik Basamağı
Bu yazıyı yazmamızdaki en önemli neden, yanlış değerlendirmeler sonucunda tedarikçi seçimi konusunda gerçekleşen hataların, son yıllarda dikkate değer bir artış göstermesidir. Proje yöneticilerinin ihtiyacı olan bir sistemi ya da makineyi satın alma aşamalarını, satışçı perspektifinden analiz edeceğiz. Düşünceler, paylaşınca güzel olduğu için “Tedarikçi seçimi konusunda doğru karar verme süreci nasıl işliyor?” sorusuna yanıt aramaya çalıştık.
Tedarikçi Seçimi İçin Proje Ekibinin Önemi
Bir proje yöneticisi olduğunuzu düşünün. İhtiyacınız olan bir sistemi veya makineyi satın alacaksınız, yani tedarikçi seçimi yapacaksınız. Satın alma departmanı, geleneksel yolla alınmış minimum üç farklı teklifi önünüze getirdiğinde nelere dikkat etmeniz gerektiğini açıklamak istiyoruz. Bir sistem veya makine alırken ihtiyaçlarımızın ne olduğunu tam manasıyla tespit edebilirseniz teklif toplamak da o kadar kolay olur. Bu nedenle tedarikçi seçimi için öncelikle ihtiyaçlarınızı anlayan bir ekibin olması gerekiyor. Bu ekibin ihtiyaçlar doğrultusunda durum analizini çok iyi yapması önemlidir.
Ekibin yetkin ve sizin sorunlarınızı anlayan bireylerden oluşması önem arz etmektedir. Biz bu ekibe “proje ekibi” diyoruz. Firmaların geliştiği veya büyüdüğü ortamlarda proje ekibinin başarısı çok önemlidir. Çünkü proje ekibi eğer yanlış analiz yaparsa yanlış ürün veya hizmet satın alarak kısaca tedarikçi seçimi konusunda hata yaparak firmayı çok ciddi bir zarara sokabilir.
Firmanın iş modellerine göre tasarlanmış olan sistem özellikleri, tedarikçi firmaya sorunsuz bir şekilde aktarılmalıdır. İşte tam olarak tedarikçi seçimi konusunda yetkin ve yetkin olmayan diye bir ayrım da bu noktada başlar. Aktarılan ihtiyaca göre tedarikçi firmanın tepkisi, aynı zamanda bilgi ve birikimini göstermektedir. Bilgi-birikimi yüksek olan tedarikçi firmalar, geleneksel fikirlerden uzaklaşıp inovatif fikirler üretebilir ve projenin katma değerli bir seviyeye çıkmasına vesile olabilir. Karar verme sırasında bu yaklaşım çok önemlidir ve mutlaka karar verme kriterleri arasında yer alması gerekir. Proje ekibi, inovatif fikirle eskisinden daha verimli sistemler kurabilir. Satın almanın tedarikçi seçimi sürecinde yaptığı hatalardan biri de elma-elma karşılaştırması yapmak istemesidir. Artık günümüzde değişen her şey gibi elma-elma kriteri tam olarak işlememektedir. Evet elma-elma olmalıdır lakin inovatif fikir üreten, satış sonrasında güçlü, basit ve kolay çözümler üretebilen bir tedarikçiyi, geleneksel kalıplardan çıkmayan bir tedarikçi ile aynı kefeye koymak haksızlıktır. Çünkü geleneksel kalıpları olan tedarikçi firmalar, sadece kâr amaçlı iş yapma anlayışıyla hareket etmektedir. Tedarikçi seçimi yaparken bu duruma çok dikkat etmek gerektiğini düşünüyoruz.
Markalaşma Serüveni
Tedarikçi seçimi noktasında bir diğer kriter ise firmaların markalaşma serüveninde nerede olduğudur. “Markalaşma kolay bir süreç değil” diye düşünüyor olabilirsiniz, evet haklısınız. Lakin markalaşan tedarikçilerin hizmetleri kötüyse veya kötüye doğru gidiyorsa sizin sadece marka peşinde koşmanız bir şey ifade etmeyecektir. Proje ekibi bu konuda çok dikkatli olmalıdır. Markalaşmanın arkasına sığınmış ve kötü hizmet sunabilecek tedarikçilerden mümkün olduğunca uzak durmalıdır. “Peki bu durum nasıl anlaşılır?” sorusunu sorduğunuzu da duyar gibiyiz. Kendini belirli bir seviyede markalaşmış olarak gören tedarikçilerden mutlaka referans listesi istenmelidir. Gönderilen referans listesinden sizin seçeceğiniz en az üç tane firmayı yerinde ziyaret ederek son durumu değerlendirmeniz gerekir. Sadece slayt üzerinde bulunan büyüleyici rakamlardan olabildiğince uzak durmak tedarikçi seçimi aşamasında çok önemlidir. Referans listesinde yer alan firmaları ziyaret etmeniz, size deneyim de kazandıracaktır. Ayrıca, tedarikçi seçimi yapmadan önce gerçekleri görmek için mükemmel bir fırsat yakalamış olursunuz. Yapılan ziyaretlerin sonunda rapor hazırlanıp ilgili raporun, satın alma departmanına iletilmesi ve firmanın ne durumda olduğunu söylemek proje ekibinin asli görevleri arasındadır.
Alışkanlıkları Kırın
Bir diğer kriter ise alışkanlıkların kırılmasıdır. Örneğin bir firma, daha öncesinde kurulan sistemle ilgili bir sorun yaşasa dahi yeni sistemi ya da makineyi, sorun çıkaran makinenin tedarikçisinden alma eğilimindedir. Proje ekibi, farklı bir tedarikçiye giderse sistemlerinin çalışmayacağını düşünür. Yeni tedarikçi seçimi için arayışa girmez. Unutmamak gerekir ki sıkıntılı olan tedarikçilerle iş birliğine devam edilmesi, daha büyük problemlerin ortaya çıkmasına neden olacaktır. Endüstride yaşanan stockholm sendromuna güzel bir örnek vermiş olduk.
Elbette alışkanlıkları terk etmek kolay değildir. Ancak hem proje ekibi hem de yöneticiler, çalıştıkları firma için konfor alanından uzaklaşıp doğru bir analizle doğru bir tedarikçi seçimi yapabilirler. Eğer elinizde iyi çalışmayan bir sistem varsa, mevcut tedarikçiye yeni alımlarda execution yapmanın tam zamanıdır. Yeni tedarikçi değerlendirilmelidir. Zaten yeni tedarikçi bu duruma gelmişse referansları ve inovatif fikirleri sayesinde olmuştur. Bu nedenle proje ekibinin proaktif davranması, yeni tedarikçinin getirdiği yeniliklere açık olması; projenin ve hatta firmanın geleceği açısından önemli bir unsurdur. Bu durum ancak ve ancak geniş bakış açılı bir yöneticinin azimli kararlı ile gerçekleştirilebilir. Evet risklerden bahsediyor olabiliriz ama insanoğlu bilmediği konu hakkında risk almaktan kaçınır. Eğer konulara hakimseniz, risk alabilirsiniz. Yeni tedarikçinin kapasitesine inanıldıysa şans verilmesi gerektiğini söyleyebiliriz.
Yukarıda bahsedildiği gibi “yeni bir tedarikçi” seçmeye karar veriyorsak birkaç kritere dikkat etmemiz gerekiyor. Eğer bahsetmiş olduğumuz yeni tedarikçi, sizi bulduysa emin olun bu noktaya gelene kadar birçok badireyi atlatmış, kendini kanıtlamıştır. Bu nedenle firmaların yeni tedarikçi seçimi konusunda emin olması gereken konu ise sistemlerinin düzgün çalışıp çalışmadığıdır. Bunu iki yöntem ile anlayabiliriz:
1- Mevcut referanslarını gezmek. Referans listesi talep edilerek kendi seçtiğiniz referansları gezip birincil gözden yeni tedarikçinin performansını ölçebilirsiniz. Böylece bugüne kadar nasıl performans gösterdiği tespit edilebilir.
2- Demo kurulum istemek. Demo kurulum, yeni tedarikçi için bazen bir fırsat bazen ise bir maliyettir. Eğer yeni tedarikçi bunu kabul ediyorsa, değerlendirilebilir. Bu seçeneğin dezavantajı, demo çalışmazsa kaybedilen zamandır. Zamanı minimize etmek için referans gezisinden sonra yeni tedarikçi ile yapılacak toplantılarda isteklerin yerine tam olarak getirileceğini taahhüt eden bir sözleşme, hem firmayı rahatlatır hem de proje ekibinin risklerini azaltır.
VISIOTT TPS’den demo kurulum istemek için hemen iletişime geçebilirsiniz.
Bazı tedarikçiler, “Satış sonrası destek vermemek üzere sistemlerini kurduklarını ve bu yönteme göre sistemlerini adapte ettiklerini” ifade edebiliyorlar. Yani sistemlerini, satış sonrası desteğe ihtiyaç olmayacak şekilde kurduklarını söylüyorlar. Çok ama çok iddialı. Cep telefonu uygulamalarının bile on günde bir güncelleme aldığını düşünürsek, bu durum pek mümkün değil gibi. Her şey değişim ve gelişim halinde. Hepsi bir kenara, binlerce parçadan oluşan makine ya da bir sistemden söz ediyoruz.
Peki verimli bir satış sonrası destek mi yoksa sürekli verilen bir destek mi daha makul? Satış sonrası desteğin sorulacağı tek adres o makineyi kullanan operatörlerdir. Eğer referans ziyareti yapıyorsanız mutlaka ve mutlaka operatör ile yeni tedarikçinin sistemi hakkında konuşun. Verim, satış sonrası destek, çalışma prensiplerinin kolay olup olmadığı; en basit durumu analiz etmeniz için yeterlidir.
Unutmamak gerekir ki, firmalar için en önemli kriterlerden biri de uygun maliyetli yüksek kaliteli ürün almaktır. Yeni bir tedarikçi markalaşma yolunda ilerliyorsa uygun maliyetler ile yeni referanslar elde etmek isteyecektir. Yeni tedarikçinin ürünleri güzel, satış sonrası desteği tatmin ediciyse; bütün firmalar için avantajlı duruma gelir ve inovatif fikirlerle verimliliği arttırabilirsiniz.
DAHA FAZLASI İÇİN
