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Lieferantenauswahl: Der wesentliche Aspekt des Projektmanagements
Ausschlaggebend für die Erstellung dieses Artikels ist, dass Fehlentscheidungen bei der Lieferantenauswahl, verursacht durch falsche Bewertungen, in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen sind. Aus dem Blickwinkel eines Verkäufers werden wir die Etappen des Einkaufes einer Maschine oder Anlage analysieren, die ein Projektmanager benötigen wird. In diesem Blog „Wie funktioniert der richtige Entscheidungsprozess bei der Lieferantenauswahl?“ suchten wir nach einer Antwort auf diese Frage.
Rolle des Projektteams bei der Lieferantenauswahl
Betrachten Sie sich als Projektleiter. Sie wählen einen Lieferanten aus, um das System oder die Maschine zu kaufen, die Sie benötigen. Wir wollen mit Ihnen gemeinsam überlegen, worauf Sie achten sollten, wenn die Einkaufsabteilung Ihnen mindestens drei verschiedene typische Angebote vorlegt. Das Einholen von Angeboten ist einfacher, wenn man genau weiß, was man beim Kauf einer Anlage oder Maschine benötigt. Um einen Lieferanten auswählen zu können, brauchen Sie also zunächst ein Team, das Ihre Anforderungen kennt. Es ist entscheidend, dass dieses Team eine gründliche Bedarfsanalyse durchführt. Es ist wichtig, dass das Team aus Personen besteht, die sich mit Ihren Herausforderungen auskennen und diese verstehen.
Diese Gruppe wird als „Projektteam“ bezeichnet. Die Leistungsfähigkeit des Projektteams ist von zentraler Bedeutung, besonders in wachsenden oder sich entwickelnden Organisationen. Wenn das Projektteam eine falsche Entscheidung trifft, kann die Wahl auf das falsche Produkt oder die falsche Dienstleistung fallen, was dem Unternehmen einen erheblichen Schaden verursachen kann.
Die im Rahmen des Vorhabens erarbeiteten Systemeigenschaften müssen direkt auf das Lieferunternehmen anwendbar sein. Hier beginnt die Unterscheidung zwischen kompetenter und inkompetenter Lieferantenauswahl. Die Antwort des Zulieferbetriebes auf die gegebenen Bedürfnisse zeigt sein Wissen und seine Erfahrung. Zulieferfirmen mit hohem Know-how können sich von traditionellen Vorstellungen lösen und individuelle Lösungen anbieten, wodurch das Projekt auf ein höheres Niveau gehoben wird. Diese Methode ist bei der Entscheidungsfindung von entscheidender Bedeutung und muss in die Kriterien aufgenommen werden. Mit einer kreativen Idee kann das Projektteam Systeme schaffen, die effektiver sind als die bisherigen. Einer der Fehler, den der Einkauf bei der Lieferantenauswahl macht, besteht darin, Produkte oder Dienstleistungen ausschließlich anhand des Preises zu vergleichen. Es ist nämlich unangebracht, einen Anbieter, der außergewöhnliche Konzepte entwickelt und nach dem Verkauf solide, unkomplizierte Antworten liefert, mit einem Anbieter zu vergleichen, der eher herkömmlichen Methoden folgt. Lieferanten, die traditionellen Methoden folgen, handeln mit der Einstellung, dass sie nur im Geschäft sind, um Gewinn zu machen. Wir glauben, dass es wichtig ist, diesen Aspekt bei der Lieferantenauswahl zu berücksichtigen.
Abenteuer Markenführung
Bei der Auswahl der Lieferanten ist auch zu berücksichtigen, wo die Unternehmen in ihrem Branding-Prozess stehen. Sie denken wahrscheinlich: „Markenbildung ist kein einfaches Verfahren“, und Sie haben Recht. Sind die Leistungen der Markenartikler jedoch schlecht oder sogar mangelhaft, ist Ihr Streben nach der Marke vergeblich. Das Projektteam sollte in dieser Hinsicht äußerste Vorsicht walten lassen. Es sollte Anbieter meiden, die sich hinter dem Branding verstecken und möglicherweise schwache Leistungen erbringen. Wie sollte dieser Umstand also verstanden werden? Anbieter, die sich selbst als Markenartikler auf einem bestimmten Niveau betrachten, sollten eine Referenzliste vorlegen. Anhand der angegebenen Referenzliste besichtigen Sie drei oder mehr Unternehmen und beurteilen die gegenwärtige Sachlage. Die Besuche bei den Unternehmen auf der Referenzliste bringen Ihnen auch wertvolle Erfahrungen. Sie haben auch eine gute Gelegenheit, sich die Sachverhalte anzuschauen, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Zum Abschluss der Besuche ist es eine der wichtigsten Aufgaben des Projektteams, einen Bericht zu erstellen, der Einkaufsabteilung die notwendigen Informationen zukommen zu lassen und den Zustand des jeweiligen Unternehmens zu beurteilen.
Gewohnheiten durchbrechen
Das Durchbrechen von Gewohnheiten ist eine zusätzliche Anforderung. Auch wenn ein Unternehmen ein Problem mit einem zuvor installierten System hat, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass es ein neues System oder eine neue Maschine von demselben Anbieter kauft. Das Projektteam ist in der Regel der Meinung, dass ein Wechsel zu einem neuen Anbieter zu einem Ausfall seiner Systeme führen kann. Daher wird kein Versuch unternommen, einen neuen Anbieter zu finden. Dabei darf nicht übersehen werden, dass die weitere Zusammenarbeit mit problematischen Lieferanten nur zu noch größeren Problemen führen kann. Wir haben eine gute Illustration des Stockholm-Syndroms geliefert, das in diesem Bereich zu beobachten ist.
Natürlich ist es nicht einfach, Gewohnheiten zu ändern. Aber sowohl das Projektteam als auch die Führungskräfte können aus ihrer Komfortzone heraustreten und den am besten geeigneten Lieferanten mit der richtigen Bewertung für die Firma, für die sie tätig sind, bestimmen. Falls Ihr System nicht effektiv arbeitet, ist es jetzt an der Zeit, neue Lieferanten zu finden. Geben Sie dem neuen Lieferanten eine Chance. Wenn der neue Lieferant zu diesem Zeitpunkt bereits im Unternehmen angekommen ist, hat er Referenzen und innovative Ideen mitgebracht. Für die Zukunft des Projekts und sogar des Unternehmens ist es entscheidend, dass das Projektteam in dieser Situation proaktiv reagiert und offen ist für Innovationen, die vom neuen Lieferanten eingeführt werden. Dies kann nur mit der Hartnäckigkeit eines weitsichtigen Managements erreicht werden. Sie sollten nicht zögern, dieses Risiko einzugehen, wenn Sie verantwortlich für die Durchführung des Projekts sind.
Wie bereits erwähnt, müssen wir, wenn wir uns für einen „neuen Anbieter“ entscheiden, einige Aspekte berücksichtigen. Wenn der neue Anbieter, den wir gerade vorgestellt haben, zu Ihnen gefunden hat, können Sie sicher sein, dass er viele Anstrengungen und Herausforderungen auf sich genommen hat, um an diesen Platz zu kommen. Bei der Auswahl eines neuen Anbieters müssen die Unternehmen folglich sicher sein, dass ihre Systeme funktionsfähig sind. Das kann auf zweierlei Weise ausgelegt werden:
1. Die jüngsten Referenzen prüfen. Sie können sich die Referenzen Ihrer Wahl anschauen und die Leistung des neuen Anbieters auf der Grundlage der ersten Überprüfung beurteilen, durch Anforderung einer Referenzliste. Damit können Sie feststellen, welche Performance der neue Anbieter bislang gezeigt hat.
2- Anforderung einer Vorführanlage. Eine Vorführanlage ist für einen neuen Lieferanten sowohl eine Chance als auch ein finanzieller Aufwand. Wenn der neue Lieferant zustimmt, kann er beurteilt werden. Der Nachteil dieser Methode ist der Zeitverlust, falls die Vorführung fehlschlägt. Nach dem Referenzbesuch empfiehlt es sich, mit dem neuen Lieferanten einen Vertrag zu schliessen, in dem dieser sich verpflichtet, die gewünschten Anforderungen umzusetzen, um so die Zeit zu verkürzen. Dadurch wird das Risiko für das Projektteam verringert und das Unternehmen entlastet.
Nehmen Sie Kontakt mit VISIOTT auf und bitten Sie um eine Demoinstallation.
Einige Anbieter behaupten, sie hätten ihre Systeme so konfiguriert, dass sie keinen Kundendienst benötigen, und sie haben ihre Systeme entsprechend abgestimmt. Mit anderen Worten, sie behaupten, dass sie ihre Systeme so ausgelegt haben, dass kein Kundendienst erforderlich ist. Das ist wirklich sehr ehrgeizig. Das erscheint seltsam, wenn man bedenkt, dass selbst Handy-Anwendungen alle zehn Tage aktualisiert werden. Alles verändert und entwickelt sich ständig weiter. Außerdem sprechen wir hier von einer Maschine oder einem System, das aus einer Vielzahl von Teilen besteht.
Was ist besser: effizienter Kundendienst oder kontinuierliche Unterstützung? Für den Kundendienst sollten nur die Anwender der Maschine angesprochen werden. Wenn Sie einen Referenzbesuch durchführen, sollten Sie den Anwender über das System des neuen Lieferanten befragen. Es genügt, den einfachsten Fall zu beurteilen, um die Leistungsfähigkeit und den Kundendienst zu beurteilen und um herauszufinden, ob die Arbeitsweise der Maschine unkompliziert ist.
Dabei darf nicht vergessen werden, dass die Beschaffung kostengünstiger Qualitätsprodukte eine der wichtigsten Voraussetzungen für Unternehmen ist. Ein neuer Anbieter, der sich in der Phase der Markenbildung befindet, versucht, mit geringen Kosten neue Referenzen zu gewinnen. Sind die Waren des neuen Anbieters von hoher Qualität und der Kundendienst ausgezeichnet, so kommt dies allen Beteiligten zugute, und Sie können die Produktivität mit kreativen Lösungen verbessern.
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